Presentamos: Hércules™
La revolución en la gestión de eventos.
Asegure el éxito de sus eventos con Hércules™
Hércules™ es una herramienta que permite facilitar el manejo de toda clase de eventos incluyendo procesos como la divulgación de información por medio de un sitio web, gestión de inscripciones en línea, generación de acreditaciones, programación de agenda detallada, control de entrega de alimentación, manejo de encuestas, entrega de certificados de participación entre otros.
Eficiencia
Tiempo
Costos
Clientes Satisfechos
¿Es organizador de eventos? ha llegado al lugar correcto
Conozca todas las características de Hércules™
Sitio
Web
Creee sitios web atractivos, poderosos y profesionales.
Inscripciones
en línea
Reciba las inscripciones de su evento en línea y monitoréelas en tiempo real.
Generación de
Acreditaciones
Genere en forma profesional todas las acreditaciones del evento.
Programación de agenda
Organice de forma estructurada la agenda de actividades del evento.
Control de
alimentación
Controle eficientemente el acceso a alimentación mediante un proceso sencillo.
Encuestas
en línea
Obtenga retroalimentación en línea de los participantes del evento.
Certificados
de participación
Exporte miles de certificados de participación de forma organizada en segundos.
Portal
Histórico
Encuentre todos sus eventos organizados por fechas o categorías definidas.
Sitio Web
Con nuestro gestor de sitios web Hércules CMS, es posible crear sitios web atractivos, poderosos y profesionales.
Confiable, robusto y de gran capacidad
Despreocúpese por temas técnicos relacionados con servidores o límites de almacenamiento. Nuestro equipo de trabajo e infraestructura garantizan un 99.9% de tiempo al aire y una capacidad ilimitada de almacenamiento para que usted se pueda concentrar los puntos más importantes de su negocio.
Fácil de usar
Crear y manejar el sitio web de su evento es una tarea simple que se lleva a cabo en pocos minutos. No requiere conocimientos de sistemas.
Listo para dispositivos móviles
El diseño se adapta en forma automática en función al dispositivo con que se esté visualizando el sitio web para que los usuarios puedan acceder a la información en forma óptima desde computadores de escritorio, tabletas, celulares o televisores.
Dominio personalizado
Registre el dominio que quiera y asócielo al sitio web de su evento en forma simple.
Diseño gráfico personalizable al máximo nivel
Mediante la edición de hojas de estilo CSS el diseño es personalizable conforme a la imagen del evento y requerimientos detallados del cliente.
Estadísticas confiables
Todos los sitios web de Hércules son monitoreados por Google Analitycs, la herramienta más poderosa para conocer el número de visitas, desde que lugares provienen, con que tipo de dispositivos acceden, con que criterios de búsqueda se encuentra el sitio web y mucho más.
Menús y secciones configurables
Cree al instante nuevos menús y secciones de información compuestos por textos, imágenes videos o audios.
Inscripciones en línea
Reciba las inscripciones de su evento en línea y monitoréelas en tiempo real.
Más de 1000 eventos realizados han hecho posible que Hércules™ domine todas las opciones de inscripción.
Fortaleza y poder contundentes
Independiente del tamaño de su evento, garantizamos que Hércules™ es capaz de recibir todas las inscripciones sin afectar su rendimiento, sin importar si se trata de eventos de 100 inscripciones diarias o cientos de miles de inscripciones diarias. La robustez de Hércules combinada con la infraestructura en donde se hospeda, permite soportar los tráficos de información más altos que se puedan presentar.
Reglas de inscripción configurables
Configure en forma eficiente y ágil casi cualquier regla de inscripción requerida para su evento. Cupos por organización, cupos por actividad, cupos por género, cupos por escenario, campos del formulario de registro, fechas de inscripción variables, valores de inscripción entre cientos de reglas, pueden ser aplicadas al momento de registro.
Inscripciones para organizaciones
Para eventos en donde los participantes representan una organización, es posible generar accesos con usuarios y contraseñas a cada una para que registren el personal que asistirá al evento.
Inscripciones individuales
Para eventos en donde los participantes se representan a sí mismos, es posible configurar Hércules™ en pasos simples para recibir las inscripciones de miles de usuarios interesados en participar.
Inscripciones en sitio
Para eventos en donde las inscripciones se realizan el mismo día en que ocurre el evento, contamos con una interfaz especial que se complementa con dispositivos de lectura de cédulas de ciudadanía, permitiendo hacer el proceso de registro en pocos segundos.
Integración con pasarelas de pago
Hércules™ permite realizar los pagos en línea del proceso de inscripciones, mediante la integración de las pasarelas de pago cómo PayU o Interpagos. De igual forma es posible desarrollar integraciones con cualquier otra pasarela de pagos.
Aprobaciones o rechazos
Para eventos en donde se requiere un control detallado del participante, Hércules™ cuenta con un módulo que permite aprobar o rechazar la participación teniendo en cuenta los datos de inscripción suministrados, pagos realizados o archivos adjuntos que suministre la persona.
Informes detallados y personalizables
Obtener la información consolidada de inscripciones es uno de los principales objetivos del Hércules™. Esta información es consultable en pantalla o exportable a Excel o PDF con reportes que incluyen los principales datos de inscripción o personalizados con datos particulares según el proceso que se quiera realizar.
Acreditaciones
Genere en forma profesional todas las acreditaciones del evento y controle en forma eficiente accesos a recursos o zonas.
Configurables
Incluya de manera simple los datos que requiera en el diseño de las acreditaciones. Personalice la imagen, las dimensiones y la ubicación de los datos en minutos.
Personalización por roles
Defina un tipo de acreditación independiente con recursos y accesos específicos por cada tipo de rol en el evento. De esta forma puede tener acreditaciones diferentes para el comité organizador, ponentes, asistentes al evento o proveedores, cada una con permisos acordes a sus actividades en el evento.
Generación masiva
En segundos, genere miles de acreditaciones personalizadas con todas las reglas configuradas con margen de error 0%.
Integración con control de acceso
De forma simple, asigne permisos a cada tipo de acreditación sobre el acceso a zonas especiales en el evento. Mediante el módulo de control de accesos serán leídas estas configuraciones y se rechazará o aprobará el acceso.
Integración con control de alimentación
Para eventos en donde se dispone de entrega de alimentación a los participantes, es posible controlar el acceso a este recurso mediante la acreditación con dispositivos de lectura de código de barras. El rol, tipo de alimento a entregar y la cantidad de veces que se puede repetir también son controlados.
Programación de agenda
Hércules™ permite organizar de forma estructurada la agenda de actividades del evento
incluyendo detalles de escenarios, horarios, actividades y participantes.
La programación será incluida en forma automática en la sección agenda
del sitio web oficial provisto por Hércules™.
Control de alimentación
Controle eficientemente al acceso a alimentación mediante un proceso sencillo y fácil de implementar.
Alimentación configurable
Hércules puede controlar el recurso de alimentación permitiendo configurar permisos para cada rol participante en el evento. Se incluyen las variables como el tipo de alimento (Desayuno, almuerzo, cena, refrigerio), cantidad diaria por persona, máximo de veces a repetir entre otros. Los permisos definidos se reflejarán en las acreditaciones generadas.
Puntos de control
La responsabilidad del montaje de los puntos de control, puede ser provista por INP o por el comité organizador del evento. Cada punto de control debe incluir los siguientes elementos:
- Espacio físico para ubicar el punto
- Conexión a energía electríca
- Computador
- Lector de código de barras
- Conexión a internet
- Persona de control
- Barreras físicas (para puntos de control de acceso)*
Contabilización de consumo de Alimentación
Hércules™ registrará todas las lecturas de derechos que se hagan sobre cada acreditación y generará los siguientes reportes y estadísticas:
- Número de consumo de tipo de alimentación por punto.
- Número de veces que se consume un derecho en total, delegación y deporte.
- Derechos consumidos por persona.
- Alimentación consumida por fecha.
La contabilización puede generar conteo de alimentación rechazado para el caso en que las personas no tengan ese derecho o haya sido previamente consumido.
Manejo de encuestas en línea
Con el fin de obtener una retroalimentación de los participantes en el evento,
Hércules cuenta con un mecanismo que permite construir una encuesta en línea
asociada al formulario de inscripción del participante.
Fácil de configurar
En pasos simples usted podrá configurar todas las preguntas que desee realizar a los participantes del evento contando con la posibilidad de recoger respuestas de tipo abierto, cerrado, de escalas numéricas, listas desplegables, entre muchos otros.
Diligenciamiento requerido para descarga de certificados
Hércules™ está diseñado de tal forma que el diligenciamiento de la encuesta es un requisito para que los asistentes al evento puedan descargar el certificado de participación. Esta funcionalidad puede ser desactivada a criterio de la organización del evento.
Informes disponibles en tiempo real
Tan pronto como los participantes diligencien la encuesta, usted tendrá acceso a informes detallados exportables a Excel que cuentan con toda la información consolidada de todas las personas.
Generación de certificados de participación
Genere certificados en forma impecable con Hércules™.
Configuración en minutos
Configure el diseño en poco tiempo incluyendo toda la información relacionada con la participación de los asistentes al evento. Datos como nombres, número de documento, sesiones a las que asistió, número de horas entre otros son fácilmente agregados.
Diseño gráfico personalizable
Con Hércules™ es posible adaptar cualquier tipo de diseño gráfico. Imágenes, tamaño y posición de la información son ajustables por medio de la interfaz.
Generación masiva de certificados
Exporte miles de certificados de participación de forma organizada en segundos. Los archivos se generan en PDF y pueden ser impresos en forma tradicional para posteriormente entregar a los participantes.
Autogeneración de certificados
Cómo alternativa al certificado impreso, Hércules™ permite que los asistentes al evento puedan generar en forma autónoma su certificado de participación. Para poder descargarlo, cada uno de ellos deberá autenticarse con el número de documento de identificación y un código individual que encuentran en su acreditación. Los participantes que quieran acceder a esta opción, deberán diligenciar antes una encuesta de retroalimentación al evento.
Histórico
Encuentre todos sus eventos organizados por fechas o categorías definidas.
Portal de eventos
Todos los sitios web de los eventos que usted realice quedarán automáticamente organizados en el portal de eventos personalizado para su institución y suministrado por Hércules™. El portal contará con filtros de eventos permitiendo consultar a través de los años o por categorías definidas por usted. Una vez encontrado, podrá acceder al sitio web de cada evento que permanecerá mientras su organización cuente con el licenciamiento de Hércules™.
Histórico de participación
Cada uno de los participantes registrados en los eventos organizados con Hércules™, contará con una ficha única de participación en donde se verán reflejados todos los eventos a los que ha asistido y los roles que ha desempeñado a lo largo del tiempo.
